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Webmaster & Redaktor

Martin Herzog

Inselstrasse 62

4057 Basel

Tel/Fax: 061 831 80 15

hewww@brainworker.ch

DOCUMENT MANAGEMENT

Document Management betrachtet das Dokument als Einheit. Dokumente enthalten Rohdaten, Beschreibungen, Auswertungen, Interpretationen, Vermutungen, Glaubensinhalte, Einsichten, Ideen, Theorien, Meinungen, Schlüsse, Zusammenfassungen, Empfehlungen, Urteile, Handlungsvorschläge etcetc. Meist sind sie jedoch nicht zufällige Sammlungen unzusammenhängender Worte und Daten, sondern sinnvoll und verständlich strukturiert. Sie sind also keine Datenbanken.

Beispiel: Knowledge Worker ®     full description in english (pdf, 1.1 mb)   /   www.networlduk.com

Knowledge Worker ermöglicht die Zusammenarbeit von Teams über das Internet. Die Mitarbeiter brauchen keinerlei Zusatzinstallationen ausser dem Browser. Das Programm selbst ist für NT wie Unix erhältlich. Da es keine betriebseigene Sprache benutzt, sondern auf Standartinstrumenten wie HTML, ASP, Microsoft COM; MTS; SQL oder Oracle, aufbaut, ist es auch einfach  zu ändern und an individuelle Wünsche anpassbar.

Der Empfang zeigt dem Mitarbeiter oder Besucher sofort, welche Aufgaben in Bearbeitung sind, welche zu bewältigen wären, welche Beiträge neu sind, welche Diskussionsbeiträge noch nicht gelesen wurden.

Die Bibliothek ( besser Mediathek) erlaubt Ihnen, die Daten mit Ordnern und Unterordnern zu strukturieren. Sie umfasst alles, was Sie auf Ihrem Computer an Files bearbeiten können: Text, Spreadsheets, Graphiken, gescannte Bilder, E-Mails etc. (Sie müssen zu deren Erkennung und Bearbeitung allerdings die entsprechenden Programme auf Ihrem Komputer installiert haben). Die Bibliothek erlaubt eine vollumfassende Kontrolle der Versionen und Änderungen. Sie zeigt auch an, welche Dokumente gerade in Bearbeitung sind (checked out). Detaillierte Zugriffserlaubnis lässt sich auf Grund von Ordnern und Dokumenten, oder auf Grund von Gruppen oder Namen erteilen.

Projekte lassen sich hierarchisch gliedern. Jeder Gruppe und jedem Teilnehmer können die notwendigen Rechte zugewiesen werden (z.B. Ansehen: Gäste, Ändern: Mitarbeiter, Löschen: Administrator [damit klar ist, wer schuld ist, wenn etwas verschwindet ...]).

Es stehen den Teilnehmern und, so erwünscht, den Gästen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Suchen

Nicht nur die Suche von Volltext, mit Hilfe boolscher Ausdrücke (und, wenn, oder), ist möglich, sondern auch die Suche in Meta Daten (Erstellungsdatum, Kategorie ...) und die Suche in E-Mails, Spreadsheets, Bildbeschreibungen, Projektabläufen, Diskussionsforen ... 

Projektabläufe präsentieren und verfolgen: Diese werden mit einem integrierten drag and drop Werkzeug erstellt und sind selbst voll in Knowledge Worker integriert. Teilnehmer von Arbeitsgruppen werden so,  per Empfang, automatisch über Änderungen und Neuigkeiten  informiert. Den einzelnen Bereichen können unterschiedliche Manager zugeordnet werden, die das Recht haben, Aufgaben zu löschen, Termine zu ändern oder Details anzusehen.

 

Weitere:

Martin Herzog, Dipl. Forstingenieur ETH, Rheinfelden, 25.7.2002

p.s: Ich habe Knowledge Worker und einige andere Software 2002 evaluiert, mit der Absicht, sie für die Entwicklung eines neuen Forstprogramms zu verwenden. Diese Anwendung ist nicht an den Programmen gescheitert, die sicher gut sind und alles liefern was man braucht, sondern an den Nichtbeiträgen und der Nichtpartizipation und der Nichtöffentlichkeit des Dialogs. Document-, Content- und Knowledge Management Software macht den Eindruck, als werde jede Menge an Daten, Infos und Wissen von den Trägern dieser Daten zur Verfügung gestellt und müsse nur verarbeitet werden. Dem ist aber nicht so. Wissen wird meist eher verwendet, um die eigene Position zu stärken, eine bestimmte Strategie durchzusetzen, ist also individuell gefärbt. Die Umfärbung in allgemeingültiges, oder schon nur in "betriebsoptimales" Wissen, braucht jede Menge an Dialog und Verhandlungen und guten Willens - und diese liefert Ihnen keines der oben angeführten Programme.